Latar belakang article ini sebenarnya karena diriku di kasih tugas kuliah PTI ma pak Beni kali in membahas tentang CMS.

Pertanyaan pertama yang mungkin muncul di benak seseorang ketika mendengar serangkaian kata Sistem manajemen konten (Inggris: content management System, disingkat CMS) adalah, apakah sebenarnya Content Management System itu? Nah, dalam kesempatan ini saya akan berusaha menerangkan pengertian CMS ditinjau dari berbagai segi.

Secara umum CMS dapat diartikan sebagai perangkat lunak yang memungkinkan seseorang untuk menambahkan dan memanipulasi (mengubah) isi dari suatu situs Web. Seperti yang kita ketahui, ‘contents’ merupakan salah satu urat nadi dari kehidupan sebuah website. Tanpa ‘contents’ dapat dipastikan tidak ada website. Sebuah website yang dikelola dengan baik pasti akan selalu berusaha menampilkan ‘contents’ terbaru bagi para pengunjungnya. Lalu apa yang dimaksud dengan ‘content’ sebenarnya? Pada dasarnya ‘content’ adalah sebuah unit informasi yang digunakan untuk membentuk sebuah halaman di website. Dapat terdiri dari apa saja; teks, gambar, video, suara, dan lain sebagainya. Harap dibedakan juga antara sebuah ‘content’ dengan sebuah dokumen. Dua hal yang serupa tapi tidak sama.

Dari ‘contents’ yang sudah ada tadi, kemudian diatur sedemikian rupa sehingga membentuk sebuah website. Untuk memudahkan pekerjaan, sering kali aturan-aturan dan proses kerja pun dibuat antara seorang webmaster yang lebih memperhatikan sisi teknis dan penampilan dari website dengan seorang penulis/editor yang menyumbangkan ‘contents’ untuk website. Dalam arti kata lain, manajemen terhadap ‘contents’ yang akan ditampilkan. Baik webmaster maupun penulis/editor dapat membuat, mengedit, mengatur dan mempublikasikan sebuah ‘content’ dalam framework/sistem yang telah dipersiapkan sebelumnya.

Framework atau sistem, tempat di mana ‘contents’ itu diletakkan menfasilitasi ‘perkakas-perkakas’ yang dibutuhkan untuk menjaga konsistensi proses pembuatan halaman-halaman di website secara efisien dan efektif.

Bila semua informasi diatas kita gabung menjadi satu, dapatlah disimpulkan, CMS adalah sebuah sistem yang memudahkan proses penciptaan sebuah website dinamis yang kaya akan ‘contents’, dengan memberikan kemudahan kepada penulis/editor untuk menambah, memperbaharui dan menghapus ‘content’ yang ada tanpa campur tangan langsung dari webmaster. Sebuah CMS akan membedakan ‘contents’ dari desain, memelihara konsistensi tampilan dan memudahkan pemanfaatan ‘contents’ untuk berbagai keperluan. Dengan menyimpan data di satu tempat, mengontrol hak akses dan alur kerja memperbesar kesempatan pemakai berpartisipasi dalam pengembangan website anda. Terlebih lagi bila website tersebut terus berkembang dan memiliki kompleksitas tinggi. Tentunya, semua bantuan akan sangat diharapkan, bukan begitu

Sebuah CMS (Content Management System) terdiri dari dua elemen:

1. Aplikasi manajemen isi (Content Management Application, [CMA])
2. Aplikasi pengiriman isi (content delivery application [CDA]).

Elemen CMA memperbolehkan si manajer isi -yang mungkin tidak memiliki pengetahuan mengenai HTML (HyperText Markup Language)-, untuk memenej pembuatan, modifikasi, dan penghapusan isi dari suatu situs Web tanpa perlu memiliki keahlian sebagai seorang Webmaster. Elemen CDA menggunakan dan menghimpun informasi-informasi yang sebelumnya telah ditambah, dikurangi atau diubah oleh si empunya situs web untuk meng-update atau memperbaharui situs Web tersebut. Kemampuan atau fitur dari sebuah sistem CMS berbeda-beda, walaupun begitu, kebanyakan dari software ini memiliki fitur publikasi berbasis Web, manajemen format, kontrol revisi, pembuatan index, pencarian, dan pengarsipan.

Berikut dibawah ini pemanfaatan CMS:

• Website perusahaan, bisnis, organisasi atau komunitas.
• Portal
• Galeri foto
• Aplikasi E-Commerce.
• Mengelola website pribadi / blog.
• Dan lain-lain.

Salah satu perangkat lunak Content Management System yang dikenal luas yaitu MediaWiki, perangkat lunak yang dipakai di Wikipedia dan proyek-proyek sejenis
Sedikit beralih ke beberapa waktu lalu, ketika website dibuat hanya oleh seseorang webmaster saja, cukup mudah untuk membuat beberapa halaman website statis. Seiring berjalannya waktu fungsi website berkembang menjadi fasilitas untuk menampilkan brosur elektronik dan menyebabkan meningkatnya penggunaan intranet, ekstranet juga internet. Pertukaran informasi internal dan eksternal organisasi telah mengubah wajah dunia internet sejak itu.
Teknologi dan metode lama untuk membangun halaman web tidak hanya menghabiskan banyak waktu tetapi juga tidak efisien dan memakan biaya yang besar. Contohnya, mengubah kata pada halaman web dengan metode lama harus dilakukan oleh seseorang yang mengerti HTML. Proses ini bukan hanya menghambat seluruh pembuatan informasi dan isi oleh webmaster tapi juga tidak efektif karena banyak waktu yang terbuang. Bandingkan dengan CMS yang dapat mengubah apapun hanya melalui halaman administrator.

Keinginan meningkatkan jumlah informasi dalam website dan kebutuhan untuk menggabungkan sistem menjadi lebih besar dan kompleks kedalam proses web publishing telah mengubah situasi ini menjadi suatu kesimpulan bahwa pengelola website tidak lagi dapat menampung permintaan yang terus meningkat. Mereka akan kewalahan dengan permintaan yang tiada habisnya.

Situasi ini tidak berbeda jauh dengan keadaan di tahun 60-an ketika kita masih menggunakan mesin ketik untuk membuat dokumen. Kenyataannya setelah itu menyebabkan dibuatnya sistem pengolah kata. Dengan situasi yang sama, akhirnya banyak yang menyadari bahwa CMS medatangkan banya keuntungan. Perusahaan yang tidak memilih untuk mempelajari teknologi baru ini akan menyesal dan ketinggalan (sama seperti dulu ketika banyak yang enggan mempelajari sistem pengolah kata dibanding menggunakan mesin ketik manual).

Websitenya akan menjadi terhambat, ketinggalan berita dan jarang ter-update. Efeknya terlihat ketika pengunjung tidak lagi mau mengakses website dengan informasi yang sama. Dunia insan Webmaster atau tim website menjadi alternatif cara untuk mememasukkan informasi kedalam website.

Setelah kita tahu sedikit keuntungan dari CMS, sekarang saya mencoba sedikit menjelaskan manfaat dari CMS tersebut, Beberapa manfaat dari penggunaan CMS dapat dijabarkan sebagai berikut:

CMS pada prinsipnya dapat dipergunakan untuk berbagai macam keperluan dan dalam berbagai kondisi, seperti untuk:

a. Mengelola website pribadi.
b. Mengelola website perusahaan/bisnis.
c. Portal atau website komunitas.
d. Galeri foto, dan lain sebagainya.
e. Forum.
f. Aplikasi E-Commerce.
g. Dan lain-lain.

Setelah kita mengetahui apa itu CMS, keuntungan dan manfatnya, masuk pada bahasan terakhir artikel ini ,saya akan ,mencoba memberikan sedikit tips bagaimana cara memilih CMS yang sesuai dengan kebutuhan dan keinginan anda sekaligus memperoleh manfaat yang optimal darinya.

1. Kenalilah terlebih dahulu tujuan dan target yang hendak dicapai dengan penerapan CMS beserta strategi-strategi yang dibutuhkan. Bila dapat ajaklah semua pihak yang berkepentingan untuk bermusyawarah bersama. Kemudian rumuskanlah di atas kertas dan usahakan memiliki proyeksi yang jauh ke depan.

2. Mengidentifikasi kebutuhan dan kemampuan yang anda miliki secara organisatoris, seperti berapa jumlah penulis/editor/pengguna yang ada, lokasi geografis dari pengguna, kemampuan teknis yang dikuasai, jenis isi yang akan dipublikasikan, dan lain sebagainya. Perlu diingat juga, setiap orang memiliki kebutuhan dan kemampuan yang berbeda-beda. Cobalah untuk mencari jalan tengah guna menjembatani perbedaan ini.

3. Menjabarkan kebutuhan teknis yang diinginkan dan yang telah dimiliki, serta waktu yang dialokasikan untuk mengelola CMS. Yang termasuk di sini antara lain berapa jumlah personal IT yang bekerja di organisasi anda beserta keahlian yang dikuasai, hardware dan software yang dimiliki, dan lain sebagainya.

4. Sebuah prinsip yang harus diperhatikan untuk dua poin di atas, ‘lebih baik lebih dari pada kurang’. Hal ini diperlukan untuk mengantisipasi hal-hal yang tidak diduga di masa yang akan datang.

5. Menentukan jumlah biaya yang akan dikeluarkan. Jangan sampai besar pasak daripada tiang nantinya.

6. Setelah tujuan, strategi dan kebutuhan baik secara organisatoris maupun teknis telah teridentifikasi dengan baik, inilah saatnya untuk menentukan jenis CMS apa yang akan dipakai. Saat ini terdapat dua jenis CMS di pasaran, CMS Komersial dan CMS Open Source

7. Pilihlah CMS yang paling dapat memenuhi semua kriteria yang telah anda tentukan sebelumnya. Tentunya setelah disesuaikan dengan kemampuan finansial anda, mengingat implementasi dari CMS bukanlah suatu hal yang murah. Hal ini dapat dilakukan dengan cara:

• Mengadakan tender, undanglah penyedia CMS yang anda minati untuk mengikuti tender dan minta mereka memberikan penawaran terbaiknya kepada anda sebagai bahan pertimbangan.
• Melalui demonstrasi langsung dari produk CMS yang ada di pasaran. Dari sini anda dapat melihat dengan mata kepala sendiri, produk mana yang terbaik bagi anda.
• Berdasarkan survey yang dilakukan oleh organisasi profesional independen/konsultan CMS. Secara periodik mereka menyusun daftar CMS beserta kelebihan dan kekurangannya, sehingga memudahkan anda mengadakan seleksi tanpa harus berhubungan langsung dengan para penyedia CMS yang terdapat di daftar tersebut.
• Melalui search engine, mailing list, atau dari mulut ke mulut. Metode ini merupakan metode yang paling mudah untuk dilakukan dan juga tidak mahal. Kekurangannya adalah informasi yang anda peroleh bisa jadi kurang lengkap atau tidak sesuai dengan kenyataan di lapangan. Jadi adakan juga pemeriksaan silang, bila dibutuhkan.

8. Bila anda memilih CMS komersial, perhatikan bahwa anda membeli lisensi yang sesuai dengan kondisi organisasi anda. Tidak kurang dan tidak pula berlebihan. Pergunakanlah pelayanan purna jual dari penyedia CMS anda sebaik mungkin, karena dengan demikian biaya yang telah anda keluarkan dapat berbanding lurus dengan hasil yang diperoleh. Mintalah selalu garansi terhadap produk yang dibeli.

9. Bila anda memilih untuk menggunakan CMS Open Source, perlu disadari bahwa untuk jenis CMS yang satu ini tidak menyediakan pelayanan purna jual seperti halnya CMS komersial. Jadi setiap kali ada permasalahan dalam implementasinya, anda diharapkan dapat mencari jalan keluarnya sendiri. Atau dengan mengunjungi berbagai forum yang telah disediakan. Singkat kata, untuk menggunakan CMS Open Source terkadang membutuhkan usaha lebih keras dan memakan waktu yang banyak. Tapi semuanya dikembalikan kepada anda sendiri sebagai pengguna.

10. Setelah CMS terimplementasi dengan baik, usahakanlah secara periodik memperbaharui software CMS yang anda pakai, dengan demikian dapat menjamin kemutakhiran software dan anda dapat menikmati semua feature yang ditawarkan dengan baik.